Sabemos el estrés que genera en el servidor o ex servidor público, así no se lo admita, el recibir una comunicación de resultados provisionales por parte de la Contraloría General del Estado. Por ello, a continuación le damos los siguientes consejos para el manejo de esta situación y la correspondiente respuesta:
– No toda comunicación u oficio de Contraloría debe ser contestado. Como lo leyó! Ese el caso de la “comunicación de resultados provisionales” que no solo es opcional responder sino también que el tiempo para responder no está limitado por la ley. Tal es así, que cuando el auditor expone en una comunicación de resultados provisionales una observación y al final del oficio indica: “.. sírvase emitir su punto de vista de forma documentada sobre lo comentado en este oficio..” lo que le están solicitando es su opinión. Obviamente, cuando se dispone de elementos técnicos y/o jurídicos que puedan desvanecer una observación se debe contestar a esta comunicación.
– Cuando la observación es extensa, es decir trata sobre muchos temas y es como una “bola de nieve gigante” el responder a la misma se parece a algo parecido a comerse a un elefante. Ha escuchado el refrán que dice: ¿Cómo se come un elefante? R. Pedazo a pedazo. Es decir, un problema grande hay que desagregar las partes que lo conforman y procesar cada una de una manera “digerible”. Por ello, realizar un análisis pausado, controlado, y sistemático de la posible respuesta se convierte en imperativo. También agregamos que una respuesta a un problema complejo no se la debe hacer rápido, no en pocas horas sino que hay que desmenuzar el problema.
– Cuando existe una observación de auditoría hay que entender que los auditores consideran que existe una brecha entre lo que señala la normativa y la deficiente o inexistente aplicación de la misma. Por ello, el problema a resolver es “desbaratar” el criterio jurídico de auditoría… y la forma de hacerlo es realizar un buen análisis jurídico de las normas supuestamente incumplidas (esto lo explicaremos en detalle en un próximo artículo) . Considere además que muchas normas en el Ecuador son ambiguas y que por ello se prestan para más de una interpretación, lo cual puede ser utilizado a su favor para desvanecer una observación de Contraloría.
– Al responder a una observación del organismo de control nunca se auto-incrimine o incrimine a los demás. Si no tiene nada bueno que aportar en su defensa mejor mantenga silencio y no responda nada (al menos hasta definir una buena respuesta).
– Finalmente tómese el asunto de forma calmada (ojo: no decimos que lo ignore). No se acaba el mundo ante un pedido u observación de Contraloría.. Hemos visto en más de una ocasión que quien recibe la observación del organismo de control pierde la calma, se convierte en un manojo de nervios, no sabe qué responder, e incluso se apresura respondiendo MAL justamente por no ver los hechos de forma objetiva y serena para realizar una contestación apropiada que aporte y coadyuve a desvanecer la observación.
– Si considera que necesita ayuda pídala, se dice que más de una cabeza piensan mejor que una.. Lo cual consideramos cierto.
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