Obtenga copias certificadas de los documentos importantes

Las copias certificadas son los únicos documentos que sirven como prueba válida en un juicio administrativo. Esto de conformidad con lo señalado en el artículo 16 del Reglamento de Determinación de Responsabilidades emitido por la Contraloría General del Estado (Suplemento del Registro Oficial 323, 10-IX-2018) que señala en la parte correspondiente:

“… Las pruebas documentales se presentarán en originales o en copias. Se considerarán copias a las reproducciones del original, debidamente certificadas, que se realicen por cualquier sistema, de conformidad con lo dispuesto por el Código Orgánico General de Procesos…”

En concordancia con lo anterior, el Código Orgánico Administrativo señala en su artículo 97 quiénes son los servidores públicos con calidad de fedatarios administrativos y con la competencia de certificar la fiel reproducción en medio físico o digital de la documentación institucional. Estos órganos son los que constan en los instrumentos de la organización y funcionamiento de cada entidad pública, tales como el Reglamento Orgánico de Procesos (anteriormente denominado Reglamento Orgánico Funcional). Quien es normalmente designado para certificar documentos es el Secretario General de cada entidad pública.

No debe confundirse las copias certificadas que las emiten las mismas entidades públicas donde reposa la información original, con las copias notariadas que da fe un notario sobre documentos privados.  Éstas últimas no tienen validez en un juicio administrativo (auditoría gubernamental) que se ventila en la administración pública.

El no presentar copias certificadas como prueba de descargo ante las observaciones de la Contraloría ocasiona que los documentos presentados (copias simples) carezcan de validez ante el organismo de control, tal como señala el Reglamento de Determinación de Responsabilidades de la Contraloría General del Estado en su artículo 16 (medios de prueba).

Con pena, y también suspicacia, hemos visto resoluciones de Contraloría que simplemente porque la persona notificada de la predeterminación no presentó copias certificadas de las pruebas que contradicen la posición del organismo de control se señala en la parte resolutiva que se ratifica la observación.

Que no le pase lo mencionado en el párrafo anterior.