La auditoría gubernamental se basa en pruebas documentales, lo verbal no tiene cabida aquí, ni las políticas de “cero papeles”. Por ello, toda disposición desde jefes a colaboradores, así como entrega de trabajos de colaboradores a jefes, debe estar dispuesta por escrito (y con la constancia de recibida).
Siempre escuchará, especialmente cuando surgen discrepancias o problemas, el conocido “no me acuerdo que usted me dispuso eso”.
Le sugerimos que, desde ya, mantenga un archivo personal fuera de la entidad con documentación certificada, es decir copias certificadas por el Secretario de la Entidad, tal como lo señala el artículo 24A – Pruebas de descargo – del Reglamento de Responsabilidades de la Contraloría General del Estado que en su primer inciso señala:
“Cuando haya hechos que justificar, se admitirá para descargo de las responsabilidades establecidas por la Contraloría General del Estado, la prueba instrumental, pudiendo consistir ésta en documentos auténticos o copias debidamente certificadas en los mismos.”
Hemos visto, en más de una ocasión, como, especialmente en la fase (jurídico-administrativa de Contraloría) del establecimiento de responsabilidades la respuesta del ente de control ante las pruebas de descargo de los auditados es simplemente: “.. al haberse adjuntado copias simples Contraloría ratifica lo comentado por auditoría”.
¿Se da cuenta que la forma más fácil de perder un juicio con Contraloría es simplemente adjuntar como respuestas copias simples? Pues, que no le pase.
Tal vez, si usted está todavía en la entidad pública que le ha contratado o en el servicio público en general, todavía no se le ha pasado por la cabeza generar copias certificadas de los documentos importantes donde usted haya puesto su firma ya que la documentación reposa probablemente en sus manos. Pero, si el día de mañana ya no es servidor público lo más probable será que conseguir esa documentación, que ahora es tan fácil obtenerla, sea sumamente difícil sino acaso tarea imposible.
En la mayoría de los casos que conocemos, cuando se necesita copias certificadas de documentos, la única forma que garantiza obtenerlos es mediante una orden judicial.. pero para eso ya estaría usted en juicio con la Contraloría General del Estado en la instancia jurisdiccional (léase Contencioso Administrativo).
Lo correcto y adecuado es que el día de hoy solicite copias certificadas, en la entidad donde todavía se encuentra laborando (si es el caso) de toda la documentación importante que podría necesitar posteriormente para defenderse en un juicio administrativo.
¿Cuánto tiempo requerirá disponer de la documentación importante? La respuesta rápida es 7 años. Ya que de conformidad con el artículo 71 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado señala que ese organismo tiene la facultad para pronunciarse sobre las actividades realizadas por los servidores públicos hasta 7 años después que éstos hubieren ocurrido.
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