Cuando los auditores de la Contraloría solicitan información están actuando de conformidad a las facultades que la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (LOCGE) les otorga. Puntualmente eso consta en el artículo 76 ibídem que dice:
“Art. 76.- Obligación de remitir información.- Las instituciones del Estado y sus servidores, así como los personeros y representantes de las personas jurídicas de derecho privado sometidas al control de la Contraloría General del Estado, en los términos previstos en la presente Ley, están obligadas a proporcionar a ésta, exclusivamente para fines del examen de auditoría, información sobre las operaciones o transacciones cuando les sean requeridas por escrito” (énfasis agregado).
Para la entrega de cualquier información, como se puede apreciar en el texto mencionado, concurren ciertas condiciones:
- Los auditores deben tener una autorización expresa del Director de Auditoría para realizar una acción de control mediante una orden de trabajo o verificación preliminar, y por eso la necesidad que tienen de recabar cierta información.
- Actuar como servidor público en funciones, es decir quien al momento de recibir el pedido de información sea quien custodia la misma en la entidad pública.
- Es apropiado que todo pedido realizado por los auditores sea realizado por escrito, no de forma verbal, en razón de la importancia de que exista una constancia documental de que la información solicitada ha sido entregada, en qué fecha y a quién.
Ahora, vamos a realizar un análisis pormenorizado de cada punto.
Primero, en el sector público nadie actúa con voluntad propia, salvo casos de corrupción, sino en función de las atribuciones, disposiciones y deberes que cada servidor público tiene establecidas en el Estatuto Orgánico Funcional y/o Manual de Puestos de la institución donde trabaja.
Por ello, no es aceptable que, sin mediar razón alguna, un auditor que no es parte de un equipo de trabajo de una acción de control que se está realizando en la entidad pública pida información, menos si es solo verbalmente, sin que se conozca el por qué del pedido. Un pedido de información tiene un objetivo, es decir una motivación jurídica y técnica, o razón de requerimiento.
Segundo, la información solicitada debe realizarse a quienes son los custodios actuales de la misma, es decir a quienes son los servidores en funciones o actuantes. Sabemos de la equivocada práctica, de ciertos auditores, relacionada con solicitar información a “todo el mundo” incluyendo a ex servidores o contratistas quienes no tienen razón jurídica disponer de un archivo personal de documentos institucionales (ni siquiera en copias simples). Si usted no es un servidor público que está a cargo del resguardo de información institucional no tiene la obligación de entregar nada, ni siquiera puntos de vista! (lo último cuando hay comunicaciones de resultados provisionales.
Tercero, como dice la frase “las palabras se las lleva el viento”, cuando se requiera información a quien es servidor público custodio de ésta el pedido debe ser por escrito, por las siguientes razones:
- Quien entrega documentación institucional, lo que por sí en un hecho sensible, debe conocer la motivación del pedido.
- Nunca debe entregarse más de lo que se está pidiendo.
- Hacer la entrega, una vez que el pedido es pertinente, suscribiendo un acta con el detalle de lo que se está entregando cuando la información está en originales.
- No olvidarse de recuperar la información entregada antes que los auditores abandonen la entidad o finalicen el trabajo a ellos encomendado.
Lo que decimos aquí no promueve que no se entregue información sino que se evalúe la pertinencia del pedido. Tome en cuenta que producto de la información entregada es de donde nacen las observaciones del organismo de control.
Hay casos en los cuales la información solicitada por la Contraloría no existe o no se la encuentra por la razón que fuere. Si esto sucede se debe identificar quién es el custodio de la documentación y por qué no está la misma en los archivos institucionales. Es obvio que si quien estuvo a cargo de custodiar los documentos no los tiene debe explicar las razones de ese hecho.
Por lo mencionado anteriormente, cada vez que un servidor cambia de puesto, bien sea porque va a cumplir con otra actividad en la misma institución o se va de la misma, debe realizar la entrega de la documentación que deja a quien le sucede en la función para que quede una evidencia de los límites de su responsabilidad sobre este aspecto (la custodia de la información institucional).
Finalmente, señalemos el tema de la oportunidad en la entrega de la información. El artículo 88 de la LOCGE dispone en su inciso cuarto lo siguiente:
“.. En todos los casos, la información y documentación requerida será proporcionada en un plazo no mayor a diez días, contado desde la fecha de recepción del requerimiento” (énfasis agregado).
No indica la ley que deba entregarse la información a los 10 días sino hasta en ese plazo. De no entregarse en el tiempo señalado lo solicitado puede establecerse una responsabilidad administrativa culposa con una multa económica de conformidad con lo establecido en el artículo 46 de la LOCGE.
Lo importante de lo que explicamos aquí es que sí puede y debe entregarse información institucional al organismo de control; pero debe cuidarse el qué, por qué, oportunidad y alcance del pedido. Cualquier persona, incluso servidores públicos de la entidad, no están autorizados a entregar información a menos que sean los custodios de la misma ya que las disposiciones institucionales internas así lo determinan.
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Estimado Dr, yo fui administradora de contrato y el auditor jefe me esta preguntando información de itmes qué no se encuentra en productos esperados, que debo hacer?
Estimado Doctor es legal que sigan pidiendo información a pesar de que ya se leyó el borrador del informe y concluyó los 5 días, en base a que artículo es procedente seguir entregando información o ya no debería seguir pidiendo información ya que la auditoría en campo concluyó con la lectura del borrador
El trabajo de campo no se cierra hasta que se apruebe el informe, por lo tanto esos pedidos son legales aunque poco comunes.
Un rol o las veces de, suple la responsabilidad. Si tengo una accion de personal, pero no ejerzo esa designacion, ya que nunca se recibio o enytego con actas, y sigue actuando o haciendo las veces o rol. Que me sucede a mi, no he recibido y ejerce otras funciones.
A usted solo se le puede juzgar por sus actos u omisiones. Por tanto si no ha actuado, aún cuando tenga la designación, no se le puede observar sus actuaciones, salvo que (por omisión) teniendo que actuar no lo hizo.
Estimado doctor.
Favor su ayuda con una consulta. En el año 2019 fui Jefe de TH el Director General realiza una prohibición de ingreso a la institución a un trabajador jerárquico, por este tema el señor inicia una demanda por despido intempestivo ya sin acudir por obvias razones a la institución. Nunca fui notificada de este supuesto despido sin embargo de la no asistencia del trabajador consulté con el abogado que llevaba el caso de la demanda, quien me da la indicación de mantener al trabajador afiliado al Iess a fin de usar como prueba a favor para la defensa tendiente a demostrar que no hubo despido. Esto durante la duración del proceso que culminó en octubre 2019. Ahora en el.examen me notifican en resultados que debí haber echo la salida del Iess y que incumplí normas en este sentido, quisiera saber si en el caso de notificarme predeterminación de responsabilidad ¿de qué tipo sería en este caso mencionado? Agradezco su gentil respuesta..
Parece que la Contraloría tiene razón.
Habría una sanción económica para usted, responsabilidad administrativa culposa.
Rubén Ruiz
Saludos cordiales estimado Dr. A propósito de “Los auditores no son autoridades”, últimamente en exámenes a la ejecución de consultorías, los auditores están examinando si la empresa consultora ha pagado al IESS los aportes de sus empleados. También examinan cuáles son los sueldos y viáticos que la empresa ha cancelado al personal técnico comprometido contractualmente en las labores de consultoría. Me parece que están ejerciendo funciones que la LOCGE no les faculta. Agradeceré conocer su ilustrado criterio. De antemano, mis agradecimientos.
Estimado Rubén,
La Contraloría no es SRI, ni IESS, ni Ministerio del Trabajo, por lo que su competencia se ciñe a la revisión de los recursos públicos que una entidad utilizó. Desde ya le indico que entregue a la Contraloría la mínima información de sus operaciones internas, si acaso entregarles algo. Que sean ellos, los auditores, quienes determinen, por lo que medios que puedan, las posibles observaciones que vayan a realizar.
Siendo que ustedes hayan cumplido con los términos contractuales la Contraloría no tiene porque “meter las narices” en su gestión interna.
Sepa de antemano que ellos buscan culpables de algo (lo que sea), no inocentes.
El problema se da cuando vuelven a pedir información de lo que ya está auditado ni siquiera por un tema de seguimiento de recomendaciones y aparte cuando uno no es el custodio de la información y el argumento de los jefes es entregue la información porque usted está ahora en ese puesto vea como hace
Buen día:
Si la Contraloría alega que me realizó una notificación electrónica a mi correo para la solicitud de información y no la hizo física, es factible que se me sancione por no haber contestado si no tengo el correo electrónico?
La Contraloría tendrá que demostrar el envío del correo, pero más que nada que usted abrió el mismo.
Gracias por su acertada orientación